Marit Baaij werkt 1,5 jaar bij het Verbeterlab en begeleidt inmiddels rond de tien organisaties bij een aantal verandertrajecten. Dat doet ze in Waardenland voor Het Parkhuis, de dementieketen en een aantal organisaties die meedoen aan het project slimme hulpmiddelen langer thuis. Tanja Verwaal is Casemanager Dementie en werkt nu aan een verandervraagstuk op het gebied van mantelzorgers. Zij vertelt hoe ze met behulp van het Verbeterlab werkt aan een oplossing. Wat is de rol van het Verbeterlab en wat is er inmiddels bereikt?

Marit is vijf jaar geleden in aanraking gekomen met het Verbeterlab toen zij nog bij een VVT-organisatie in Rotterdam werkte. ,, Het Verbeterlab is een initiatief van het Rotterdamse VVT-netwerk en wordt nu dus ook in Waardenland ingezet”, zegt ze. ,,Hier is mijn interesse gewekt voor het begeleiden van organisaties op het gebied van verandertrajecten. Ik heb gemerkt dat we hierin veel kunnen betekenen, met name voor de zorgprofessionals. Zij hebben het druk en zien zaken die ze willen veranderen, maar weten niet hoe  ze dat kunnen aanpakken. Ik vind het mooi om met hen een vraagstuk op te pakken, samen te werken aan een oplossing en op die manier het verschil voor hen te kunnen maken.”

Betrokkenen meenemen in de verandering
,,Een valkuil bij een verandering doorvoeren is dat deze van bovenaf wordt opgelegd zonder de betrokkenen daarin mee te nemen”, gaat Marit verder. ,,Dan is de kans groot dat mensen in de weerstand schieten. Zeker als het dagelijks werk hen al helemaal in beslag neemt.” In de aanpak van het Verbeterlab is het juist van belang dat alle stakeholders/betrokkenen gehoord worden en dat het vraagstuk ‘klein’ gemaakt wordt. Marit begeleidt zorgmedewerkers daarbij, maar altijd vanaf een afstand. ,,De medewerkers zijn de eigenaar van hun verandervraagstuk”, zegt ze stellig. ,,Ze gaan zelf aan de slag, ik geef hen alleen de handvatten om dat zo goed mogelijk te doen. Zo ontstaat er een gezamenlijke verander- en implementatiekracht!”

Vraagstuk Ontmoetingscentra mantelzorgers
Tanja beaamt dit vanuit haar ervaring met het traject dat ze nu samen met Marit doorloopt. Het verandervraagtstuk van Tanja gaat over de bijeenkomsten voor mantelzorgers van mensen met een vorm van dementie. ,,We hebben ontmoetingscentra opgezet voor mensen met een vorm van dementie. Nu willen we voor hun mantelzorgers bijeenkomsten organiseren waarin ze ervaringen kunnen delen en van elkaar kunnen leren”, vertelt ze. ,,Helaas worden deze bijeenkomsten nog onvoldoende bezocht. We kunnen er niet goed de vinger opleggen waar dat precies aan ligt en willen onderzoeken of ze passen bij de behoeften van de mantelzorgers. Als we dat weten, dan kunnen we daar op inspelen en ervoor zorgen dat ze er meer gebruik van maken. Dat gaan we nu eerst uitzoeken.”

Als je een verandering met succes voor elkaar wilt krijgen, moet je eerst goed begrijpen wat het probleem precies is. ,,Dat is belangrijk”, heeft Tanja gemerkt. ,,Want je hebt zelf al vaak een idee wat de oorzaak en de oplossing voor je vraagstuk kan zijn, maar dat is vanuit je eigen perspectief geredeneerd.” De eerste stap in de aanpak van het Verbeterlab is dan ook het observeren van het probleem en in kaart brengen wie je nodig hebt om tot een oplossing te komen. ,,Alleen samen met hen kom je tot een gedragen oplossing”, zegt Marit daarover. ,,Daarom is stap 2 ook het organiseren van een bijeenkomst met alle betrokkenen. Dat staat voor Tanja in september dan ook in de planning.”

Eigenaar van probleem en oplossing
Een ander voorbeeld is het vraagstuk van een zorgteam in het Parkhuis. Zij gingen aan de slag met een praktisch probleem: het feit dat rolstoelen en tilliften in de avonden en nacht in de gang stonden. Dat veroorzaakte onveilige situaties en moest dus opgelost worden. ,,De coördinator van de afdeling heeft met alle collega’s van dat team het probleem gezamenlijk onderkend en samen naar oplossingen gezocht waar iedereen achter stond”, vertelt Marit. ,,En nu staan de rolstoelen en tilliften voortaan in de huiskamer van de afdeling. Iedereen houdt zich daaraan, want iedereen voelt zich verantwoordelijk en betrokken.”

Denk klein
Een ander belangrijk aandachtspunt bij veranderen, is het klein houden van het probleem en altijd te onderzoeken wat in je cirkel van invloed zit. Tanja kwam er bijvoorbeeld achter dat  de doelstelling om het hele sociale domein van de regio Dordrecht in kaart te brengen niet haalbaar is. ,,Denk klein en ga vooral doen, zegt Marit. ,,Iedereen kan veranderen en ziet ook de noodzaak om te veranderen. Zeker in de zorg is dat het geval. Maar houd het overzichtelijk, betrek iedereen voor wie dat van belang is actief bij het vraagstuk en zet hen in bij de zoektocht naar de oplossing. Dan komt er een werkende oplossing, omdat iedereen zich eigenaar van het probleem en de oplossing voelt! Bovendien: al die kleine oplossingen bij elkaar zorgen voor de grote verandering die de zorg nodig heeft.”